Как уменьшить нервотрепку в январе? Советы бухгалтера

Если у вас свой бизнес в Великобритании, хотите угадаем, чем вы будете озабочены ближайшие две недели? Правильно – вы будете пытаться в последний момент сдать налоговую декларацию о доходах (self-assessment). Срок сдачи по ним – 31 января.

Никита Немыгин, бухгалтер Russian Gap, дает советы, как избежать подобного в следующем году.

Итак, вас посетила гениальная бизнес-идея, вы зарегистрировали контору и соседи подали на вас жалобу в муниципалитет, потому что подвал дома просел под тяжестью заработанного злата. Чтобы понять, сколь грандиозна ваша прибыль, вы нанимаете бухгалтера, забываете о бумажках и уходите в закат всяческим образом завоевывать мир. Все счастливы.

Однако, допустим, барышей пока нет (но вот-вот), а деньги вы гребете не лопатой, а соскребаете щербатым детским пластиковым совочком с бетонной поверхности высококонкурентного рынка. Или не соскребаете. Вы чрезвычайно заняты, ночью просыпаетесь в холодном поту, потому что вам снится всякое. Понятно, что в такой ситуации налоговая и бухгалтерская отчетность – это нечто, о чем хотелось бы забыть.

Тогда вы наймете еще и стороннего бухгалтера или заплатите бухгалтерской практике за ведение вашей отчетности. Как сорганизоваться так, чтобы у них не встали волосы дыбом при виде ваших стейтментов? Как стать желанным клиентом, бизнес которого стремятся удержать?
Как не переплатить за бухгалтерские и налоговые услуги, а также по налоговым платежам просто из-за собственной неосмотрительности и забывчивости?

Ключевое слово – «документооборот».

1. Производите бизнес-траты только с бизнес-счета и наоборот, личные – с личного

Вы сами забудете, что вы там покупали на свой бизнес-счет полтора года назад. Это была деловая встреча? А может вы пошли на свидание и забыли личную карточку дома?

Приучите себя, что все, что идет через бизнес-счет – относится к бизнесу. Не совершайте личные покупки через свою контору.

Разумеется, это ваши деньги, вы их заработали. Однако, прежде чем покупать личный Бентли, о котором вы мечтали с 5 лет, выведите деньги на личный счет и покупайте оттуда. Не ходите с бизнес-картой в продуктовый магазин после работы и в ресторан. Бухгалтер сломает голову, прежде чем поймет, что к чему, а время на выяснение обстоятельств внесет в свой счет за услуги. Кроме того, это может быть не самый эффективный способ выводить деньги с точки зрения налогов.

2. Если все-таки платите с личного – ведите небольшой отчет о балансе

С другой стороны, вы директор. Или менеджер, приближенный к директорам. Вы можете осуществлять траты от лица компании и платить при этом с личного счета, в этом нет ничего необычного.

Вы обязательно забудете, что какой-то инвойс оплатили с личного счета, потому что ваш баланс в банке сойдется и без него. Очень легко упустить траты, которые не прошли через ваш бизнес-банк. Результат – переплаченный НДС, переплаченный налог на прибыль.

Ведите небольшой отчет в отдельном файле — а не на бумажке, которую вы 100% потеряете.

Если оплачиваете что-то онлайн с личного счета – удостоверяйтесь, что вы указываете название своей конторы и её адрес, а не лично свой.

3. Собирайте все инвойсы. Это должно стать второй натурой. На самом деле.

Надо собирать инвойсы. Сделали трату – взяли инвойс (или чек, если в магазине).

Надо собирать инвойсы. Продали что-то – выписали инвойс.

Надо собирать инвойсы. Особенно, если вы зарегистрированы на НДС. Здесь правила однозначные: нет инвойса с выделенным НДС – нет вычета по НДС. Товар автоматически стоит на 20% дороже.

Надо собирать инвойсы. Купили что-то, скажем, в «Аргосе»? – «Выпишите мне инвойс по НДС пожалуйста».

Надо собирать инвойсы. Расплатились в ресторане, на почте – взяли чек. Чеки, кстати, имеют неприятную сколонность истлевать или выцветать за 6 лет. Лучше всего, особенно если суммы крупные, сканировать чек или делать ксерокопию на более качественной бумаге.

Увидев непонятную операцию, бухгалтер будет ломать голову, копаться в документах, а потом позвонит вам за разъяснениями (все это — за ваш счет). В итоге вам придется сделать то же самое, что вы бы и так сделали заранее самостоятельно, но при этом ещё заплатить за потраченное впустую время.

4. Требуйте толковых инвойсов

Возможно, как начинающий бизнес из России, вы столкнетесь с другим начинающим бизнесом из России (или откуда-нибудь еще). А это значит – люди могли приехать в страну на прошлой неделе, вчера начали бизнес, а сегодня выставили вам инвойс.

Внимательно изучите требования HMRC к инвойсам. Взгляните на инвойсы, которые вы получаете за интернет или воду у себя дома, и делайте такие же. Если получили документы, не полностью удовлетворяющие требованиям – просите переделать. Если это бизнес из Британии – просите расшифровку услуг на английском.

Если инвойсы все равно не нравятся – состряпайте образец, который контрагенту нужно будет просто заполнить.

5. Распечатывайте все документы и подшивайте их

В наше время люди все реже распечатывают документы. Во-первых, всегда можно сделать сколько угодно копий через личные кабинеты на сайте того или иного поставщика. Во-вторых можно хранить pdf-версию на «облаке».

Мнение бухгалтера в этом плане консервативно – откуда вы знаете, что компания вместе с сайтом и личным кабинетом на нем и всеми вашими инвойсами не сгинет через год? Что дизайнер-дауншифтер, которому вы заказали сайт, окончательно не уедет в Шамбалу? Что облачные сервисы просуществуют еще 6 лет (срок сохранения документов по требованию налоговых служб)?

Получили инвойс – распечатайте, подшейте в папочку по алфавиту или дате. Это снизит риски. Можно даже надписать сверху дату оплаты – так вы станете любимым клиентом вашего бухгалтера.

6. Не тяните время

Вы занятой человек. Вы носитесь как угорелый между клиентами, персоналом, поставщиками и банком. А еще у вас ребенок. Или, допустим, старенькие родители. Или и то, и другое. Респект и уважуха вам за это, не каждый готов на такое.

Не усложняйте себе жизнь еще больше – делайте отчетность сразу по окончании налогового периода (срок, за который вы должны отчитаться перед HMRC по тому или иному налогу). Self-assessment (декларацию по налогу на личные доходы, self-employment или доходы товарищества LLP) – в мае-июне, а не в январе. Цены не авральные, бухгалтера расслабленнее.

Не ждите конца периода, 30 января или письма от инспектора. Делайте все сразу, хотя бы раз в квартал.

Если вы зарегистрированы на обычный квартальный режим НДС, то повезло — по крайней мере вам придется перебрать свои бумажки раз в три месяца.

Если вы запустите дело и вспомните о годовом «self-assessment» в двадцатых числах января, вы обязательно переплатите за срочность.

Но если вы будете дисциплинированными, то запляшут облака, на солнышко выйдут единороги и лепреконы и все будут счастливы.

Вы будете любить вашего бухгалтера, он – вас, а вместе вы – ваш процветающий бизнес и ваши деньги.

Удачи вам!

Кстати, если вашему бизнесу нужна бухгалтерская помощь – обращайтесь, я квалифицированный бухгалтер (АССА) с опытом ведения нескольких компаний в Британии. Пишите мне в фейсбуке, и мы можем обсудить варианты сотрудничества.