StartUp

Из офлайна в онлайн за два месяца: опыт конференции EMERGE

В начале июня прошла очередная технологическая конференция EMERGE 2020. Однако пока она готовилась, жизнь из-за коронавируса кардинально изменилась. В результате конференцию — а это несколько тысяч участников (стартапов, разработчиков, инвесторов) и несколько десятков известных всему миру спикеров и менторов — пришлось срочно переносить в онлайн. И сделать это так, чтобы не растерять годами зарабатывавшуюся репутацию. Поговорили с соосновательницей EMERGE Алиной Безугловой о том, как проходила эта трансформация и ее уроках. Это очень интересный опыт. Теперь, если захотите повторить, вы знаете, к кому обращаться за советом.

Из офлайна в онлайн за два месяца: опыт конференции EMERGE

 

EMERGE проходит не первый раз, но в онлайне — впервые, так ведь?

Да, для нас это был первый такой опыт. Хотя равняться было на кого — поскольку из-за ковида нет возможности собираться офлайн, такие мероприятия сейчас достаточно распространены. Например, за неделю до нас московским «Сколково» была организована онлайн-конференция Startup Village. Там было около 80 тысяч участников. Очень много. Мы, конечно, не «Сколково», у нас таких больших ресурсов нет — мы, по сути, такой же стартап, как и наши участники. Но, по отзывам людей, которые участвовали и в EMERGE, и в Startup Village, у нас было, по крайней мере, не хуже. Так что люди довольны. Мы — тоже.

 

«Не проводите

онлайн-конференцию

в будни»

 

Что лучше всего зашло?

Наверное, круглые столы и вообще нетворкинг. Ну да, слушать спикеров — да еще таких, какие были у нас, — это, конечно, тоже интересно, тем более что мы половину времени оставляли на Q&A. Но все-таки форматы, предполагающие общение, воспринимаются лучше. Мы сделали штук, наверное, двадцать круглых столов на разные темы — по сути, это были такие групповые video calls с двумя-тремя экспертами в каждом. Хорошие отзывы мы получили и о workshops, и о возможности поговорить один на один, которую мы тоже предоставили.

 

А вообще, насколько сильно пришлось переделывать структуру и контент конференции по сравнению с офлайн-форматом?

Тут надо учитывать временной контекст. Мы ведь больше полугода планировали программу, спикеров, форматы, а тут — бац, мир изменился, и все по-другому. В марте, когда мы принимали решение уходить в онлайн, мы еще думали: вдруг к июню уже все пройдет? И даже начали параллельно прорабатывать два плана: на случай, если будет возможность сделать привычный нам офлайн-формат, и на случай, если ее не будет. Но быстро поняли, что нет, готовить с имеющимися у нас ресурсами фактически две параллельные конференции, а потом выбрать одну — это невозможно. И в конце марта, то есть фактически за два месяца до даты проведения, решили делать онлайн.

Поэтому в структуре программы на тот момент мы, по сути, ничего не изменили. Мы думали так: наше value — это нетворкинг. Еще один наш плюс — это микс людей: и разработчики, и ангелы, и инвесторы, и стартапы, и просто люди, интересующиеся технологиями и тем, как они меняют индустрии. И мы хотели в онлайне воссоздать все это разнообразие. Хотя одну вещь все же изменили, уже ближе к самому ивенту: поняли, что невозможно делать программу в расчете на то, чтобы люди, как в офлайне, сидели с девяти до шести, поняли, что в онлайне они просто столько не высидят, — и растянули конференцию на три дня.

А вот даты менять не стали. И это, как оказалось, было, скорее, ошибкой.

 

Интересно, почему?

Даты проведения конференции у нас были определены задолго до пандемии — 1-2 июня. Это будние дни. Для офлайн-конференции это, как говорил нам весь предыдущий опыт, совершенно не критично, особой разницы, в какой день — рабочий день или выходной — ее проводить, нет. Мы не хотели менять даты еще и потому, что со многими ключевыми спикерами, у которых все расписано на несколько месяцев вперед, они были заранее согласованы. Так вот, оказалось, что для онлайн-конференции будние дни — это очень сложно. Потому что в онлайне люди ведут себя по-другому. Мы опустили цену за участие в 2-3 раза, мы часть программы сделали полностью бесплатной, на что в офлайн-формате никогда бы не пошли, — несмотря на все это, в будние дни у людей больше причин «не дойти» до онлайн-ивента, даже если они купили билеты. Тем более сейчас, когда вокруг изобилие самого разного интересного контента, и вообще полно отвлекающих факторов: неотложный звонок, срочное дело по работе, что-то дома. В итоге, ты зарегистрировался — но не приходишь. В случае с офлайн-конференцией, когда ты покупаешь билеты на самолет, бронируешь гостиницу и т.д., отказаться приходить уже гораздо сложнее и дороже. Короче говоря, мой совет: не проводите онлайн-конференцию в будние дни.

Алина Безуглова

Со спикерами — такая же проблема?

Не в такой степени — спикеры и менторы все-таки гораздо более дисциплинированные и ответственные. Было несколько людей, которые в последний момент или даже в день мероприятия отменяли свое участие: кто-то плохо себя почувствовал, у кого-то возникли неотложные рабочие дела. И вот за несколько часов до эфира у тебя ситуация: заявлены люди в программе, а у тебя их нет. Приходилось разруливать в режиме онлайн. Но такие же ситуации бывают и на обычных конференциях, про этот форс-мажор мы давно знаем.

Обратная сторона этой медали в том, что онлайн-формат открывает перед нами как организаторами возможности достучаться до таких людей, которых в офлайн позвать очень трудно, они не доедут. Например, у нас выступал Тим Дрейпер, миллиардер, инвестор, один из ранних инвесторов в Tesla, Skype и другие крупнейшие сейчас технологические компании. Он живет в Силиконовой долине, и я сильно сомневаюсь, что он приехал бы на нашу офлайн-конференцию в Минск. А тут он запросто выделил час времени пообщаться с нами, быстро согласился — вообще никаких проблем не было. И таких примеров много.

 

Со спикерам еще ведь какое дело: на офлайн-конференциях они давно научились пользоваться своей харизмой, а в онлайн-формате ее не проявить.

Это да, это очень сильное ограничение формата. Многие наши спикеры жаловались, что не видят аудиторию. Когда ты выступаешь на сцене вживую, ты чувствуешь людей, их энергетику, понимаешь, засыпают они уже или еще нет, и можешь на ходу что-то изменить. Здесь этого нет, и это очень влияет на спикеров.

 

«Где найти ссылку

и как подключить»

 

А технологические проблемы? Вы брали какого-то интегратора для их решения?

Нет, сами все делали. У нас в команде есть человек, который всегда, еще в «мирное» время отвечал за весь back end: за продажу билетов, за сайт, в общем, за технологии. К нему подключилась продюсер, которая отвечала за user experience, чтобы пользователям было понятно и удобно. Вот они вдвоем исследовали рынок и выбирали технологические решения.

 

Все получилось?

Если учесть наши финансовые и временные ресурсы, а также то, что два месяца назад мы не имели практически никакого опыта по этой части, то да. Вот однозначно: да! Но, честно скажу, это был настоящий вызов. Мы выбрали структуру офлайна, где у нас несколько параллельных активностей, но совершенно не понимали, что в онлайне это для команды очень большая нагрузка. Вот, например, на второй день конференции у нас было пять параллельных стримов. Понятно, что бывают технические накладки: что-то падает, отваливается звук, и это надо срочно исправлять. Но дело не только в этом — сама штатная ситуация очень тяжелая. Для пользователя все выглядит просто: одно выступление на одном из пяти параллельно идущих стримов заканчивается, за ним начинается следующее. А для нас это так: в то время как пять человек нашей команды заводят спикеров в отдельные «комнаты» для стрима, другие пять человек параллельно следят за технический стороной каждого из пяти стримов и готовятся к появлению следующих спикеров. И вот это оказалось и сложно, и, откровенно говоря, накладно.

 

Только в этом дело?

Не только. Я думаю, было сложно и самим участникам весь этот online experience на себя «надеть». Чтобы было понятно, в офлайне самый, наверное, часто задаваемый вопрос: «Где посмотреть программу»? А в онлайне — такие: «Где найти ссылку, как подключить»?

Ну и ковид, конечно, добавил проблем. Во многих странах у членов нашей команды даже не было возможности собраться вместе. Только ребята в Беларуси могли себе это позволить. Но человек пять, причем core team, сидели по разным городам и странам. А очень многое во ходе стрима сильно зависит от физического присутствия на месте. Это только кажется, что все просто: взяли и созвонились в zoom. На деле это не так. По факту, спикеры заходят через zoom или его аналог. Участники при этом сидят на других платформах, причем платные участники — на одних, бесплатные — на других.  А посередине — наша команда по стримингу, которая с помощью третьих технических решений, да еще и на расстоянии друг от друга, обеспечивает всю эту интеграцию контента. Плюс между выступлениями у нас еще были какие-то заставки, музыка — то есть еще и продюсерская, а не только техническая работа. Это совершенно новый для нас опыт. Технически мы, конечно, не были к этому изначально готовы. И у нас было два месяца, чтобы все эти вопросы проработать и закрыть.

 

Неужели до сих пор нет стартапа, который предлагает технологическое решение всех этих задач?

В том-то и дело, что одного решения, которое учитывало бы все наши запросы, на рынке сегодня нет. Чтобы и нетворкинг «один на один», и параллельно пять «комнат» со стримами, и функционал «стартап-аллеи», чтобы компании могли не просто выставить свои «стенды» с описанием своих продуктов, но и назначать встречи, и разнообразие интерфейса, чтобы выделять какие-то блоки по атмосфере внутри онлайн-ивента, и чтобы была возможность организовывать круглые столы и менторские сессии — нет такого. Вот, скажем, в Лондоне есть стартап Hopin, который в феврале привлек $6,5 млн как раз на создание платформы для онлайн-мероприятий. Ими сейчас много кто пользуется. Но у них есть возможность сделать только одну «сцену» и нет возможности общения между людьми в форме «один на один». Точнее, есть, но только рандомно.  А вот так, чтобы я увидела вас и хочу только с вами поговорить, такой возможности нет. А у нас она была! Но пришлось, помимо этого решения, добавлять другие, чтобы она появилась. Да, конечно, все это на таких небольших костылях, но я очень рада и горда, что мы это сделали. 

 

Что большинство участников чаще всего ставит вам в заслугу?

Очень многие довольны нетворкингом. И обращают внимание, что в онлайне нетворкинг оказался намного эффективнее, чем в офлайне. Особенно — для наших людей, из постсоветского пространства. Я думаю, это связано с тем, что мы не особо открыты к разговору с незнакомыми людьми. Нам сложно вот так запросто взять и подойти к человеку и сказать: «Привет, меня зовут Алина, я занимаюсь тем-то, а ты чем занимаешься»? А в онлайне этот барьер мягче, его легче преодолеть. К тому же в онлайне видно все: мы просили каждого участника указывать свой профиль, и каждый мог видеть, что за человек перед ним, чем он занимается, что ищет, что может предложить. И прежде чем заводить с человеком разговор, ты мог все это прочитать и понять для себя, интересно с ним поговорить или не очень. А поскольку конференция все-таки дает контекст, то есть тут нет случайных людей, их уже что-то объединяет, и общие интересы точно есть. В результате, по мнению участников, нетворкинг становится проще и эффективнее.

Онлайн-конференция

 

А чем, по их мнению, онлайн-конференция однозначно уступает офлайн?

Живого общения все равно ничто не заменит, его энергетику в онлайне не передать. Поэтому, несмотря на многие положительные отзывы, все говорят, что это все равно не то, что в офлайне. И когда все вернется в норму, люди, конечно, захотят встречаться вживую.

Хотя вот для after-party мы специально выбрали платформу Spacial.chat, которую сделала российская команда и в которой есть попытка имитировать живое неформальное общение. Представьте, что вы на обычной вечеринке. Когда вы подходите к какой-то группе людей, вы слышите, о чем они говорят, а когда отходите — уже не слышите. Нечто подобное реализовано и на этой платформе. Ты видишь такой большой экран, на котором много-много разных кружочков. Кружочки — это люди. Если ты к ним приближаешься (подводишь свой кружочек к какой-то группе), то начинаешь слышать, о чем они говорят, а удаляешься — не слышишь. При этом ты можешь себя замьютить, можешь посмотреть, что это за люди, и если тебе интересно, то вступаешь в разговор. Плюс ты там можешь сделать разные комнаты, в которых музыку поставить для настроения и так далее. И вот у нас одна комната была для караоке. И это был хит! Там было больше всего людей, и действительно люди пели. Было очень весело — конечно, не так, как в караоке или на вечеринке вживую, но все равно было хотя бы ощущение веселья.

«В реальности

все придет к гибридной форме»

 

Давайте немного про цифры поговорим. Сколько было участников на конференции?

Количество регистраций превысило 4200. А одномоментно на лучших выступлениях было по 300-400 человек. Сейчас собрали еще статистику с сайта: за три дня конференции к нам зашло 6360 человек. При этом наш бесплатный контент ретранслировали и другие партнерские каналы, и там на видеотрансляциях было еще больше народу. Например, один из наших спикеров, всемирно известный гуру Дипак Чопра решил транслировать свое выступление на EMERGE на своей странице в LinkedIn и собрал там 50 000 просмотров. В прошлом году на офлайн-конференции у нас было 2100 участников, так что мы заметно приросли,

И еще любопытная статистическая деталь: у нас было 115 спикеров из семи часовых поясов.

 

Какими силами вы делали конференцию? Сколько человек было в команде?

Core team — 10 человек. Но это именно основная команда. Помимо этого, мы примерно за месяц набирали команду волонтеров — чтобы обзванивать, писать имейлы, отправлять инвайты и вообще всячески пинговать спикеров и участников. А за неделю до конференции подключили еще волонтеров — непосредственно для проведения мероприятия. Всего было 30 волонтеров.

 

А что по деньгам? Насколько финансовый результат онлайн-конференции отличается от офлайн?

Мы еще не до конца все посчитали, но если грубо, то выходит примерно так. Выручка от продажи билетов, конечно, упала. Зато практически не было оттока спонсоров. При этом расходы на продакшн в случае с онлайн-конференцией сильно ниже. В результате, думаю, финансовый результат будет примерно такой же, как и для офлайн-конференции.

 

Если бы вам пришлось выбирать, проводить следующую конференцию онлайн или офлайн, на каком формате вы бы остановились?

Если предлагается именно такой выбор, то точно офлайн. Но я думаю, что в реальности все придет к некоей гибридной форме. Потому что плюсы есть у того, и у другого формата. Например, онлайн интересен не только потому, что можно достучаться до самых классных спикеров, но и до той аудитории участников, которым по той или иной причине — по финансам, по времени, по здоровью — не доехать. А офлайн — это живое общение, которое, конечно, никаким онлайном не заменить и не передать.

 

Технологические решения, которые использовались при проведении EMERGE

  • event-платформа для платных участников (live-трансляции, нетворкинг, программа) — pinetool.aiплатформы live-трансляций для бесплатных участников — Twitch, YouTube
  • платформа для стриминга — stageten.tv
  • платформы для подключения спикеров, проведения круглых столов и workshops — Zoom, Whereby
  • платформа для проведения менторских сессий — Google Meet
  • платформа для назначения менторских сессий — MeetingBird
  • платформа для проведения after-party — spatial.chat
  • рабочие файлы и формы — Google Docs 

Фото: архив EMERGE 2020

Нашли ошибку? Выделите ее и нажмите CTRL + ENTER

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: