Инструкция

Домашний офис: как правильно работать «на удаленке»

Многие, кто сейчас вынужденно перешел на работу дома, уже почти в отчаянии.
Почему мы, как правило, не умеем работать «на удаленке» и как научиться? Как не поддаться лени или, наоборот, не перегореть и не сойти с ума, работая из дома? С помощью каких приложений отслеживать эффективность, где планировать задачи, советоваться с коллегами, общаться с партнерами и высылать отчеты начальникам?
Собрали ответы на самые главные вопросы о режиме «офисного карантина».

Дом vs. офис

До недавнего времени мы жили и работали, как нам казалось, в мире без границ. Мы привыкли к доступной информации, моментальной связи и «умным» помощникам, доступным почти в любой точке земного шара.
— Алло, я в Эфиопии, но связь есть, говори.
— Да, я в самолете накидаю и все пришлю тебе asap.
— Я внесу правки, как только доберусь до своего острова в Индийском океане.
Нам казалось, что ноутбука и хорошего wi-fi достаточно, чтобы работать где угодно и на кого угодно. Однако с распространением COVID-19, когда многие компании отправили сотрудников на карантин, попросив их трудиться из дома, стало ясно: мы ошибались.

При всем видимом разнообразии типов занятости (фриланс, удаленная работа, посменная работа, гибкий график и т. д.) подавляющее большинство нанимателей до сих пор предпочитает ежедневно видеть своих сотрудников в офисе. Почему?

  1. Желание начальства контролировать все структуры. Реально делегировать и распределять ответственность умеют только самые опытные топ-менеджеры.
  2. Усиление имиджа и позиционирование бренда. Обычно фрилансер — это отдельная профессиональная единица. Да, он может работать на Google. Ощущает ли он себя частью команды, которая верой и правдой должна отстаивать интересы Google? Вряд ли.
  3. Нередко услуги фрилансера стоят дороже, чем работа сотрудника на ставке.
  4. Отсутствие налаженного опыта коммуникации между сотрудниками в офисе, сотрудниками «на аутсорсе» и фрилансерами. Просто непонятно, как их всех связать в одну структуру.

Штатных сотрудников всячески поощряют: корпоративные фитнес-залы, бесплатные ланчи, медицинская страховка, комфортные митинг-румы и многое другое. А ведь на деле большая часть таких «бенефитов» часто лишь замедляет рабочий процесс! Внутренние планерки длятся часами, обеды — едва ли не дольше. Не укладываясь в рабочий день, сотрудники вынуждены оставаться в офисе внеурочно, испытывая ощущение, что они сильно перерабатывают (хотя сами полдня провели, болтая за кофе с коллегами).

И вот сейчас большинство этих людей оказались заперты в четырех стенах и вынуждены продолжать рабочий процесс — только теперь из дома. И как вы себе это представляете?! Да вот примерно так.

Прокрастинация vs. Прекрастинация

Люди, не привыкшие к дистанционной работе, обычно психологически разделяются на две категории: прокрастинаторы и прекрастинаторы.

Первый тип знаком почти каждому. Прокрастинатор будет до последнего оттягивать выполнение важных дел. Он всегда находит «веские» оправдания своему безделью, часто отвлекается на мелочи, которые как будто мешают ему работать (свет плохой, стул неудобный, надо найти зарядку, удалить спам, протереть компьютер, а вот уже и время обеда).

Второй тип – прекрастинатор – это человек, наделенный завышенным уровнем самоорганизации. Получая задачу, он тут же хватается за ее выполнение. Он работает быстро, соблюдает дедлайны. Казалось бы, «сотрудник года», однако и здесь есть свои «но». Во-первых, прекрастинаторы не умеют выставлять приоритеты и работают, как на конвейере, лишь бы избавиться от одного поручения и перейти к другому. Во-вторых, они катастрофически быстро перегорают, потому что не оставляют времени на отдых.

Оказавшись втянутыми в процесс удаленной работы, вы можете вдруг проявить себя как прокрастинатор или как прекрастинатор, даже если раньше не замечали у себя никаких характерных признаков. Обе манеры поведения – это адаптивная реакция на изменившиеся обстоятельства.
Главный триггер для прокрастинатора – это иллюзия ослабленного контроля: «В корпоративном чате пишу, что работаю, а сам смотрю Nerflix, и никто об этом не узнает». Тут же, конечно, и огромный соблазн для снижения концентрации: сериалы, соцсети, развлекательные сайты и т.д.
У прекрастинатора все ровно наоборот. Он так боится снизить планку собственной эффективности (провалиться в лень и безделье), упустить контроль над процессом и подвести начальство, что готов вкалывать больше, чем требуется, и хвататься за все задачи сразу без какой-либо структуризации.

Уже успели в ком-то узнать себя? Рассказываем, как работать на карантине и тем, и другим.

Если вы прокрастинатор

1.Избавьтесь от лишнего
В «расхолаживающих» условиях карантина отвлекать может любая мелочь, будь то семейная фотография в рамке или забытый на столе журнал. Убираем все! Нужные для работы документы, изображения, наброски, таблицы и прочее складываем в электронную «тумбочку» Notionздесь удобно хранить (и структурировать) любые мультимедийные и текстовые заметки.

2. Звукоизолируйтесь
Прокрастинаторы ведут себя как нервные перфекционисты, когда дело касается окружающей обстановки. Раздражать может все: свет, шум, цвет обоев, высота стола, мягкость кресла, жесткость кресла… Половина успеха — оградиться от посторонних звуков. Так что надеваем наушники с функцией шумоподавления (очень удобные и беспроводные — Beats Solo3 Wireless) и включаем приложение My Noise, где собрана фоновая музыка для разных задач, включая рабочий настрой и фокусировку.

3. Ограничьте доступ к соцсетям и сторонним приложениям
Вы даже не представляете, какое преступное количество времени вы тратите, кидаясь на каждый лайк в Instagram и на каждое уведомление в Facebook! Временно заблокировать все социальные сети и развлекательные сайты на компьютере можно с помощью программы SelfControl. Для смартфонов есть приложение Focus, которое позволяет сфокусироваться на одном занятии. А если больше нравится креативный подход — то Forest: устанавливая таймер на задачу, вы начинаете «выращивать» виртуальное дерево; если вы уйдете из приложения, дерево «погибнет». Всякий раз, когда вы соберетесь покинуть Forest и открыть что-то «запрещенное», приложение уточнит, действительно ли вы хотите убить свое только что начавшее расти дерево ради пары лайков. Проверено — работает.

4. Упростите все сопутствующие процессы
Так как сфокусироваться на действительно важной работе прокрастинатору трудно, любая техническая мелочь тут же сбивает с толку. Скажем, перезагружая компьютер, вы вдруг можете обнаружить себя уже обрабатывающим видео из последней поездки. Важно сделать процесс работы максимально комфортным, чтобы не отвлекаться каждый раз на «устранение неполадок» или «уточнение деталей».

    • Не терять нужные страницы в интернете помогут онлайн-закладки Instapaper. Оставляете их на любом сайте или сервисе, и нужная информация будет всегда под рукой (работает даже без подключения к интернету).
    • Не тратить время и нервы, пытаясь вспомнить логин-пароль к личному кабинету или рабочему серверу, поможет 1Password — безопасное хранилище всех ваших паролей.
    • Заведите единый почтовый сервис, куда будут приходить письма со всех ваших ящиков. Так легче сортировать «входящие». Можно воспользоваться программой eM Client, которая объединяет не только ящики, но и календари.
    • Ставьте себе напоминания об особенно важных делах или приближающихся дедлайнах. Приложение Remember the Milk будет отправлять уведомления и в почту и в мессенджеры.

5. Используйте метод положительного подкрепления
Популярный метод, который используют как дрессировщики животных, так и бихевиористы, изучающие поведение людей. Установите себе «награду» за каждый качественно выполненный блок работы. Это может быть сладость или эпизод любимого сериала. Но не более трех поощрений в день. Поверьте, процесс пойдет легче!

6. Откажитесь от видео-конференций
Для прокрастинатора любая планерка даже в формате видео-звонка — огромный соблазн проболтать пару часов, не добившись результата, зато с иллюзией бурной деятельности. Переведите задачи в task manager – платформу, где будут зафиксированы проекты всей команды, а также этапы работы над ними. Руководитель сможет видеть и контролировать обязанности каждого участника.


Лучшие (по версии Apple) таск-менеджеры и программы для командной работы:

Asana. Где бы вы ни были – на совещании, в очереди за кофе или на карантине, — быстро создавайте заметки, списки задач и фиксируйте идеи. Оставайтесь на связи с коллегами, организуйте рабочие процессы и отдельные проекты (подробности — здесь).

Convo – Team collaboration. Инструмент для коллаборации команд, которые динамично развиваются и подстраиваются под меняющиеся обстоятельства, всегда остаются на связи для обмена информацией и имеют общую базу данных (подробности — здесь).

MIRO. Приложение-вайтборд для коллаборации и групповых брейнстормов. Команда может эффективно работать даже на расстоянии благодаря простому интерфейсу и широкому набору инструментов для планирования и отслеживания выполнения задач (подробнее — здесь).

Slack. Позволяет эффективно общаться, ставить задачи и отслеживать их выполнение в режиме реального времени. Приложение используют как небольшие компании, так и огромные корпорации. Создавайте групповые проекты, общайтесь и повышайте эффективность работы. Доступно на разных платформах, чтобы вы не «выпадали» из процесса, где бы ни находились (подробнее — здесь).

Trello. Помогает охватить все ваши проекты на работе и дома. Управляете ли вы командой, пишете ли сценарий или просто составляете список покупок, Trello поможет в достижении целей. Отличный инструмент управления проектами, который упрощает взаимодействие (подробнее — здесь).


Если вы прекрастинатор

1.Ограничьте рабочее время
Причем строго, без всяким там «ой, я вот только здесь еще доделаю и все, честно-честно.» Вы, как и прокрастинаторы, можете использовать сервисы для блокировки программ, но «от противного» — ставя на «паузу» не соцсети, а корпоративные ресурсы.
Четко обозначьте часы работы (в идеале они должны совпадать с графиком вашей команды). Следите за тем, сколько времени у вас занимает каждая задача, в ином случае есть риск опять «закопаться» и, как следствие, засидеться до поздней ночи. Из функциональных трекеров продуктивности можно выделить RescueTime и Clockify (тут и подсчет рабочего времени, и таймеры активности, и многое другое). 

2. Ограничьте рабочее пространство
Выделите дома рабочую зону и строго запрещайте себе работать за ее пределами. Иначе работа опять станет бесконечным процессом с вынужденными перерывами на сон. И тогда первое, что вы сделаете после карантина, это с дергающимся глазом положите заявление об увольнении на стол.

3. Держите коллег в курсе
Прекрастинация во многом связана не только с желанием контролировать процесс, но и с подсознательным страхом не оправдать ожидания окружающих (команды, начальника, клиента и т. д.) Так что для начала вам необходимо сообщить всем партнерам и подрядчикам о том, что отныне вы будете работать удаленно, и это повлечет за собой определенные изменения. Чтобы не завышать планку собственной ответственности, вы можете каждый день (неделю, месяц) высылать начальству список своих задач с дедлайнами (конечно, предварительно получив на то одобрение). А потом спокойно выполнять их в срок, зная, что никто не думает, что вы бездельничаете.

4. Составляйте списки
Главная беда прекрастинатора в том, что он не умеет выставлять приоритеты, хватается за все подряд и порой оставляет самую сложную задачу на вечер (когда пик мозговой активности снижается). Составляйте ежедневные списки дел, руководствуясь такой логикой: сначала — более важное и трудное, потом — менее значительное и легкое. Структурировать все вам поможет приложение MyLifeOrganized. Выполняйте ровно то, что значится в вашем перечне, и ни задачей больше.

5. Устраивайте перерывы
На каждые два часа работы — 30  минут перерыва. Если часовой обед вызывает у вас почти физическую неловкость за потраченное время, ограничьте его получасом — но только, умоляем, не включайте в это время собственно готовку. Если дело совсем плохо, ставьте таймер и заканчивайте отдых только после сигнала.

6. Замените переписку онлайн-переговорами
Совет, противоположный тому, что мы давали прокрастинаторам. Вы подпрыгиваете от каждого письма, кидаетесь на любую просьбу коллег и судорожно отвечаете на каждое сообщение — все это размывает контуры вашего намеченного (судя по пунктам выше) плана. Предложите коллегам или партнерам созвониться по конференц-связи. У вас появится возможность отвлечься от рутины, обсудить детали и в который раз продемонстрировать окружающим свою вовлеченность в проект.


Лучшие (по версии Apple) площадки для конференц-связи:

ZOOM. Оставайтесь на связи из любой точки планеты. Подключайтесь к групповым совещаниям с безупречным качеством видео и чистым звуком, делитесь изображением своего экрана и переписывайтесь в индивидуальных или групповых чатах с любых мобильных платформ (подробнее — здесь).

Cicso Webex. Пусть ваше отсутствие на рабочем месте не сказывается на рабочем процессе в компании. Проводите увлекательные и продуктивные совещания, где бы вы ни находились. В Cisco Webex Meetings ежемесячно проводится более 6 млрд совещаний — видео- и аудиоконференций с совместным доступом, чатом и другими функциями (подробнее — здесь).

FaceTime. Классика, проверенная временем. Совершайте аудио- и видеовызовы с iPhone, iPad или iPod touch на другие устройства iOS и даже на Mac. Совершайте групповые звонки в удобном интерфейсе, подключая до 32 человек одновременно (подробнее — здесь).

GoToMeetings. Приложение дает возможность всегда оставаться на связи из любой точки мира. Будь то важное рабочее совещание или неформальная беседа, вы можете рассчитывать на это надежное и простое приложение, которому доверяют более 2,5 млн пользователей (подробнее — здесь).

Krisp. Незаменимое приложение для тех, кто постоянно участвует в конференц-звонках. Krisp отсекает все посторонние фоновые звуки и оставляет только четкий человеческий голос (подробнее — здесь).


 

Нашли ошибку? Выделите ее и нажмите CTRL + ENTER

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: